如果你真想让人读你写的东西，那就这么做

　　你有没有遇到过这样一种情况：一封电子邮件来来回回绕了好几圈，到第五次收到时，你都不知道该读哪一部分？你看到的只是一大堆文字，夹杂着奇怪的符号、过时的标题信息，以及没有意义的“谢谢”之类的答复。
　　不管你有没有意识到，当你在撰写电子邮件，回复电子邮件，或是拟写课题申请书、商业计划书和综述时，都是在做设计。
　　好的设计能给你带来优势。多大的优势？它将决定别人会不会读你的东西。要让商业信函或文件保持整洁，你不一定要懂Photoshop或其他设计程序，你只要能区分视觉秩序和视觉噪音就可以了。
　　参加一个基础设计课程，或阅读一本好的设计书籍，如戴维·劳尔（David A. Lauer）和斯蒂芬·潘塔克（Stephen Pentak）合著的《设计基础》（Design Basics），对你都会有所帮助。但如果你没有时间上课或读书，你可以参考下面几条基本规则。
      大概扫一眼，问自己，这份材料看着整洁有序，还是会让人头疼？
      精简内容。应该遵从吐温（Twain）、丘吉尔（Churchill）、帕斯卡（Pascal）和林肯（Lincoln）的睿智见地（“如果有更多的时间，我会把信写得更短些”），或理查德·巴赫（Richard Bach）的至理名言（“好的写作取决于所删文字的力量），并记住内容长度也需要设计。
      清理杂项。如果你发给别人的一段话中，只有一句是重要的，那就删掉无关的42,000个字。还有，把自动生成的虚线、缩进和各种颜色的字体也删掉。
      减少硬回车的次数，尤其是在电子邮件里，因为它们会制造视觉噪音。避免大段大段的文字。没有人愿意读。不要弄得花里胡哨。如果你没上过设计课程，那就用经典的字体。一个页面上字体变化不要超过三种，包括字体、字号或字形（斜体或加粗）的变化。
      不要用下划线。写电子邮件时，选择一种网络界面友好的字体。（比如Arial、Helvetica、Lucida Sans、Palatino和Verdana）这样，收件人看到的邮件显示就会和你看到的一样。
      打破一些规则。根据传统做法，你可能需要给商业计划书的每一页都填上文本内容，但你也可以找出一页中最重要的一句话，把字号设为36，然后就把这句话放在一整页上。如果你不了解规则，那就要小心。
      不要随便打破规则，因为你的目的不是要表现叛逆，而是为了达到效果。
      学会使用抬升式引用。如果你有一长段文字，可以将最重要的句子凸显出来，方便读者很快找到切入点，杂志就是这样做的。
      学会留空。不要把整页都填满，应该留些空白。一张图片胜过一千字。
      可以在商业计划书或备忘录中插入专业图片。像iStock这样的图片库就很有用。
      不要使用俗气的图片。如果你平时有点俗气，那我可帮不了你。尽量不要俗气。想想一套漂亮的阿玛尼黑色西装或鸡尾酒会礼服，与一件世界摔跤联盟的T恤衫，你会怎么看。
      不要东一榔头西一棒子。不要说着一件事，又想起了另一出，一出又一出，没个完，就好像是个障碍赛场。应该就一件事做出解释，没有其他。
      小心使用颜色，因为你不懂使用的话，可能会伤害人。安全起见，就只用一种颜色——黑色，而使用灰色阴影会让你显得老练。
　　如果你忘了所有这些规则，那就记住一点：简单。少即多。好的设计不在于添加，而在于减少。不要弄得花里胡哨，不要过头，也不要噱头。简单和有力并不相互排斥。它们常常是一回事。